Hvad skal du huske, når du taler med din stressede medarbejder?
Vidste du at rigtig mange medarbejdere sygemelder sig efter den første samtale med lederen omkring deres stress? Derfor er det så vigtigt, at du som leder håndterer denne samtale professionelt. Her får du gode råd til, hvad du skal huske ved den første stress-samtale med din medarbejder.
Det kan være svært at vide, hvordan man skal reagere, hvis man har en medarbejder, der viser tegn på stress. Måske har du selv meget travlt? Måske du ikke er helt sikker på, om du har ret, eller måske er du nervøs for at komme til at overskride en grænse med medarbejderen, hvis du nævner det? Er det for privat? Måske du tænker, at det bare er en periode, og at det nok skal blive bedre igen? Eller også er du simpelthen i tvivl om, hvordan du skal gribe sådan en samtale an? Det sidste kan denne artikel hjælpe dig med at få svar på.
Først og fremmest: hvis du har en mistanke om, at din medarbejder er stressramt eller har symptomer på stress, så skal du handle.
Undersøgelser viser, at ledere som tager fat om problemet og tager en snak med deres medarbejdere, hvis de mistænker stress, som udgangspunkt har færre stress-sygemeldinger. Men det er selvfølgelig ikke helt lige meget, hvordan du griber det an. Og her er det vigtigt, at du har forberedt dig godt. I det følgende vil jeg hjælpe dig i din forberedelse, så du kan sikre dig, at du får så god en samtale med din medarbejder som muligt.
I samtalen er det vigtigt at have fokus på 4 tilgange til din medarbejder. Det er vigtigt at du er empatisk, helheds-orienteret, afgrænset og handlende.
Empatisk
Det er vigtigt, når du tager fat i medarbejderen, at du er åben og ærlig omkring, hvad du har observeret. Og så skal du blot spørge ind herefter og lytte til, hvad medarbejderen har at sige. Hvis medarbejderen ikke selv mener, at der er et problem, så vælg i første omgang at godtage dette. Hvis det fortsætter kan du så tage det op igen.
Hvis det er medarbejderen der tager fat i dig eller, hvis medarbejderen erkender at han hun måske er lidt for presset lige nu, så anerkend vedkommende for at være ærlig og for at fortælle om det, der er svært lige nu. Lederen er oftest den sidste, der får noget at vide, og derfor vil du også typisk møde en medarbejder, som måske er langt henne i processen med stress og som højst sandsynligt har prøvet en masse selv for at blive stressen kvit. Det bliver meget vigtigt her bare at lytte uden at kaste sig over løsningsforslag lige med det samme. Spørg godt ind og undlad at bagatellisere problemet eller afskrive det. Måske du ikke synes det er et stort problem, men det er det for medarbejderen.
Helheds-orienteret
Når du skal forstå medarbejderens situation er det vigtigt, at du overvejer hele billedet.
- Hvordan håndterer medarbejderen selv den situation han/hun står i?
- Kan der være udfordringer i medarbejdergruppen? Er der konflikter? Hjælper de hinanden?
- Hvad er din rolle ift. stressen? Har du været tilstrækkeligt nærværende, tydelig og har du fået afstemt forventninger til medarbejderen løbende?
- Hvordan ser det ud i organisationen? Er arbejdet organiseret ordentligt? Er opgaverne fordelt på en passende måde?
Afgrænset
Det er vigtigt, at du som leder ikke involverer dig for personligt i medarbejderens fortælling. Man kan som leder godt føle sig ramt på sin position og gå i forsvar, når en medarbejder fortæller om det, som ikke fungerer lige nu. Det kan også være, at du som leder selv har det svært. Måske er der pres oppefra, som gør, at din position som leder er svær. Det bliver dog vigtigt at pakke de personlige følelser væk og blot tage stilling til det, som bliver fortalt og finde en løsning på den problemstilling, som bliver fremlagt ud fra det, som arbejdspladsen kan hjælpe med.
Obs: Stress kan både være opstået på baggrund af private og arbejdsmæssige situationer. Selvom stressen primært er opstået i det private domæne, er det stadig vigtigt at holde fokus på, hvad arbejdspladsen kan hjælpe med for at aflaste medarbejderen.
Handlende
Rigtig mange medarbejdere har brug for, at du tager styring, foreslår løsninger og viser medarbejderen, at du er klar til at tage ansvar for situationen. Som tidligere nævnt kan denne samtale være sidste udvej for medarbejderen, og derfor er det vigtigt, at der bliver handlet hurtigt og præcist. Allerede efter første samtale skal medarbejderen gå derfra med en oplevelse af, at nu bliver der gjort noget ved situationen.
Hvis ikke medarbejderen har denne opfattelse efter mødet, er det typisk her, at der tikker en sygemelding ind. Derfor er dette sidste punkt af helt afgørende betydning. Helt konkret er det vigtigt sammen at se på opgavemængden, og hvor meget den belaster medarbejderen. Dette kan I i fællesskab gøre med følgende spørgsmål:
- Hvad er medarbejderens opgaver?
- Hvad kræver opgaverne af tid, ressourcer og kompetencer?
- Hvilke opgaver kræver mest? (1-10)
- Hvordan kan lederen støtte?
- Aftaler fremadrettet
- Løbende opfølgning, som du tager ansvar for.
Det kan også være, at du som leder oplever, at du ikke har de rigtige kompetencer til at gå mere i dybden med din medarbejders udfordring med stress. Det kan også være, at medarbejderen har svært ved at tale med dig om udfordringerne pga. den skæve magtbalance. Her kan det give mening at tilbyde medarbejderen en snak med en psykolog, stress coach eller HR i organisationen.
Hvad for en type leder er du?
Inden mødet med medarbejderen er det en god ide, at se på din egen præference som leder. Hvilken type leder er du? Er du meget omsorgsfuld, men får du ikke altid handlet? Eller omvendt? Eller er du en leder, som kan have tendens til at blive for personligt involveret og gå i forsvar? Eller er du måske lidt for hurtig på aftrækkeren med at handle og får du ikke altid spurgt godt nok ind?
Det er en god opmærksomhed at have, så du kan forsøge at bremse lidt, når du kan mærke, at du opholder dig for længe ved et punkt.
En måde at huske de forskellige tilgange på er ved at tænke i symboler.
øre (empatisk), cirkel (helhedsorienteret), streg (afgrænset), hånd (handling).
Hvis du husker de fire tilgange har du en god forudsætning for at have en succesfuld første samtale med din medarbejder om stress.
Inspireret af rapporten ”Stressforebyggelse – Anbefalinger til Ledere”
Af Tanja Kirkegaard og Janne Skakon.